Ignorer kommandoer på båndet
Gå til hovedindhold
Topbanner

Nyhed

Rejseafregning

Udrulning af it-modul for rejseafregning via HJV.DK.

 

06-11-2018

​​​​

Til

Alle Hjemmeværnets underafdelinger


Et antal underafdelinger har i september og oktober deltaget i test af it-modul for rejseafregning via HJV.DK. Testen har vist, at modulet fungerer tilfredsstillende og med baggrund heri er det besluttet, at udrulle modulet til brug for alle i Hjemmeværnet.

 

Den 15. november 2018 overgår alle til afregning af kørsel via rejseafregningsmodulet på HJV.DK og samtidigt stopper afregning ved brug af køresedler.

 

 

Hvad skal I ved underafdelingen være opmærksom på?

·      Aktivitetsejeren skal være opmærksom på at godkende aktiviteten snarest efter den er gennemført, for at sikre at alle kan få godtgjort deres afregning.

·      Aktivitetsejeren skal være opmærksom på, at aktiviteten skal være oprettet med gyldigt ordrenummer.

·      I skal som aktivitetsejere være opmærksom på, at en aktivitet kun kan oprettes, hvis adressen for aktiviteten er kendt i KRAK. Er en adresse ikke kendt i KRAK, skal I anvende nærmeste valide adresse.

·      Der skal ikke foretages nul-afregning. Har den enkelte person ikke udgifter ved deltagelse i en aktivitet, så skal rejseafregningsmodulet ikke benyttes.

·      Kørsel til aktiviteter ældre end 90 dage kan ikke afregnes via HJV.DK, men skal afregnes via køreseddel, blanket HJV-OE08, som godkendes af chefen for underafdelingen eller en af chefen bemyndiget person. Chef eller bemyndiget person kan videresende køresedlen vedhæftet under brug af MA-nr. mail med besked om at kørslen er godkendt. Mailen sendes til det Administrative Center på mailadresse: FRS-KTP-HJV-ADM@mil.dk. Håndteringen foretages efterfølgende manuelt med en forventet øget tid til sagsbehandling.

 

 

 

Manglende afregning

Der kan være flere årsager til at en afregning ikke er udbetalt. Du kan selv kontrollere følgende:

  • Er rejseafregningen udfyldt korrekt og sendt til afregning?
  • Afventer afregningen godkendelse ved aktivitetsejeren?
  • Afventer afregningen godkendelse ved myndigheden – distrikt eller tilsvarende?
  • Er der kommet meddelelse om fejl, som skal rettes i din afregning?

 

Er rejseafregningen afsendt og aktiviteten godkendt, og du fortsat ikke har modtaget udbetalingen 5 hverdage efter godkendelse eller besked om, at der er fejl i din afregning, kan du kontakte det Administrative Center på følgende mailadresse FRS-KTP-HJV-ADM@mil.dk

 

I din mail (benyt MA-nr.-mail fra HJV.DK) bedes du oplyse følgende:

  • Dit navn og MA nr.
  • Rejsenummer.
  • Rejseperiode.
  • Kort beskrivelse af hvad din henvendelse drejer sig om.
  • Eventuelt telefonnummer, så medarbejdere ved det Administrative Center kan ringe retur.

     

    Kontaktmuligheder

    Spørgsmål om rejseafregning via it-modulet på HJV.DK rettes til det Administrative Center ved Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse.

·      Kontakt til det Administrative Center skal foretages til mailadresse: FRS-KTP-HJV-ADM@mil.dk eller telefon 72810800. Alle skriftlige henvendelse til det administrative center skal ske ved brug af MA-nr. mail på HJV.DK (f.eks xxxxxx@hjv.dk). Brug af mail fra andre udbydere vil af sikkerhedsmæssige årsager ikke blive besvaret.

 

Nyttige links:
Link til Hjælp i HJV.DK https://www.hjv.dk/hjaelp/generelt/Rejseafregning/Sider/Rejseafregning.aspx

 

Link til kurser FELS:

HJV.DK Grundkursus – Emne 7 Rejseafregning https://www.fels.dk/lcms/bounce.php?course=163

HJV.DK Personel og økonomiforvaltning – Emne 3 Rejseafregning, godkend en rejse https://www.fels.dk/lcms/bounce.php?course=200



Med venlig hilsen

JOHNNY RAHBEK THOMSEN

Oberst
Divisionschef

 


Hjemmeværnskommandoen - Vordingborg Kaserne - Sankelmarksvej 26 - 4760 Vordingborg Telefon: +45 7282 0000 - E-mail: hjk@hjv.dk - EAN:5798000201224 - Tilgængelighedserklæring