Til
Alle Hjemmeværnets underafdelinger
Emne:
Udrulning af it-modul for
rejseafregning via HJV.DK.
Et antal underafdelinger har i september og
oktober deltaget i test af it-modul for rejseafregning via HJV.DK. Testen har
vist, at modulet fungerer tilfredsstillende og med baggrund heri er det
besluttet, at udrulle modulet til brug for alle i Hjemmeværnet.
Den 15. november 2018 overgår alle til
afregning af kørsel via rejseafregningsmodulet på HJV.DK og samtidigt stopper
afregning ved brug af køresedler.
Hvad skal I ved underafdelingen være
opmærksom på?
·
Aktivitetsejeren skal være opmærksom på at godkende
aktiviteten snarest efter den er gennemført, for at sikre at alle kan få
godtgjort deres afregning.
·
Aktivitetsejeren skal være opmærksom på, at
aktiviteten skal være oprettet med gyldigt ordrenummer.
·
I skal som aktivitetsejere være opmærksom på, at
en aktivitet kun kan oprettes, hvis adressen for aktiviteten er kendt i KRAK. Er
en adresse ikke kendt i KRAK, skal I anvende nærmeste valide adresse.
·
Der skal ikke foretages nul-afregning. Har den
enkelte person ikke udgifter ved deltagelse i en aktivitet, så skal
rejseafregningsmodulet ikke benyttes.
·
Kørsel til aktiviteter ældre end 90 dage kan
ikke afregnes via HJV.DK, men skal afregnes via køreseddel, blanket HJV-OE08,
som godkendes af chefen for underafdelingen eller en af chefen bemyndiget
person. Chef eller bemyndiget person kan videresende køresedlen vedhæftet under
brug af MA-nr. mail med besked om at kørslen er godkendt. Mailen sendes til det
Administrative Center på mailadresse: FRS-KTP-HJV-ADM@mil.dk. Håndteringen
foretages efterfølgende manuelt med en forventet øget tid til sagsbehandling.
Manglende afregning
Der kan være flere
årsager til at en afregning ikke er udbetalt. Du kan selv kontrollere følgende:
- Er
rejseafregningen udfyldt korrekt og sendt til afregning?
- Afventer
afregningen godkendelse ved aktivitetsejeren?
- Afventer
afregningen godkendelse ved myndigheden – distrikt eller tilsvarende?
- Er
der kommet meddelelse om fejl, som skal rettes i din afregning?
Er rejseafregningen afsendt
og aktiviteten godkendt, og du fortsat ikke har modtaget udbetalingen 5
hverdage efter godkendelse eller besked om, at der er fejl i din afregning, kan
du kontakte det Administrative Center på følgende mailadresse FRS-KTP-HJV-ADM@mil.dk
I din mail (benyt
MA-nr.-mail fra HJV.DK) bedes du oplyse følgende:
- Dit navn og MA nr.
- Rejsenummer.
- Rejseperiode.
- Kort beskrivelse af hvad din henvendelse drejer
sig om.
- Eventuelt telefonnummer, så medarbejdere ved det
Administrative Center kan ringe retur.
Kontaktmuligheder
Spørgsmål
om rejseafregning via it-modulet på HJV.DK rettes til det Administrative Center
ved Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse.
·
Kontakt
til det Administrative Center skal foretages til mailadresse: FRS-KTP-HJV-ADM@mil.dk eller
telefon 72810800. Alle skriftlige henvendelse til det administrative center
skal ske ved brug af MA-nr. mail på HJV.DK (f.eks xxxxxx@hjv.dk). Brug af mail fra andre udbydere vil af sikkerhedsmæssige årsager
ikke blive besvaret.
Nyttige links:
Link til Hjælp i HJV.DK https://www.hjv.dk/hjaelp/generelt/Rejseafregning/Sider/Rejseafregning.aspx
Link til kurser FELS:
HJV.DK
Grundkursus – Emne 7 Rejseafregning https://www.fels.dk/lcms/bounce.php?course=163
HJV.DK
Personel og økonomiforvaltning – Emne 3 Rejseafregning, godkend en rejse https://www.fels.dk/lcms/bounce.php?course=200
Med
venlig hilsen
JOHNNY RAHBEK THOMSEN
Oberst
Divisionschef