Den 15. november 2018 overgår alle til afregning af kørsel via rejseafregningsmodulet på HJV.DK og samtidigt stopper afregning ved brug af køresedler.

Hvad skal I ved underafdelingen være opmærksom på?

• Aktivitetsejeren skal være opmærksom på at godkende aktiviteten snarest efter den er gennemført, for at sikre at alle kan få godtgjort deres afregning.
• Aktivitetsejeren skal være opmærksom på, at aktiviteten skal være oprettet med gyldigt ordrenummer.
• I skal som aktivitetsejere være opmærksom på, at en aktivitet kun kan oprettes, hvis adressen for aktiviteten er kendt i KRAK. Er en adresse ikke kendt i KRAK, skal I anvende nærmeste valide adresse.
• Der skal ikke foretages nul-afregning. Har den enkelte person ikke udgifter ved deltagelse i en aktivitet, så skal rejseafregningsmodulet ikke benyttes.
• Kørsel til aktiviteter ældre end 90 dage kan ikke afregnes via HJV.DK, men skal afregnes via køreseddel, blanket HJV-OE08, som godkendes af chefen for underafdelingen eller en af chefen bemyndiget person. Chef eller bemyndiget person kan videresende køresedlen vedhæftet under brug af MA-nr. mail med besked om at kørslen er godkendt. Mailen sendes til det Administrative Center på mailadresse: FRS-KTP-HJV-ADM@mil.dk    . Håndteringen foretages efterfølgende manuelt med en forventet øget tid til sagsbehandling.

Manglende afregning

Der kan være flere årsager til at en afregning ikke er udbetalt. Du kan selv kontrollere følgende:

• Er rejseafregningen udfyldt korrekt og sendt til afregning?
• Afventer afregningen godkendelse ved aktivitetsejeren?
• Afventer afregningen godkendelse ved myndigheden – distrikt eller tilsvarende?
• Er der kommet meddelelse om fejl, som skal rettes i din afregning?

Er rejseafregningen afsendt og aktiviteten godkendt, og du fortsat ikke har modtaget udbetalingen 5 hverdage efter godkendelse eller besked om, at der er fejl i din afregning, kan du kontakte det Administrative Center på følgende mailadresse  FRS-KTP-HJV-ADM@mil.dk

I din mail (benyt MA-nr.-mail fra HJV.DK) bedes du oplyse følgende:

• Dit navn og MA nr.
• Rejsenummer.
• Rejseperiode.
• Kort beskrivelse af hvad din henvendelse drejer sig om.
• Eventuelt telefonnummer, så medarbejdere ved det Administrative Center kan ringe retur.

Aktivitetsejer

Aktivitetsejer efterbehandler aktiviteter og godkender FRT samt GME-F senest 7 dage efter aktivitetens afholdelse.

Såfremt aktivitetsejer, på baggrund af en deltagers strukturelle tilhørsforhold, ikke kan godkende dennes FRT eller GME-F, godkendes disse timer og registreringer fortsat af egen UAFD eller eget DST – eksempelvis deltagere fra andre hjemmeværnsgrene eller ved UAFD aktiviteter deltagere fra andre UAFD inden for DST.

UAFD og DST skal løbende udsøge og godkende disse timer (minimum hver 14. dag).