Emne:
Udrulning af it-modul for rejseafregning via HJV.DK.

Rejseafregning

Et antal underafdelinger har i september og oktober deltaget i test af it-modul for rejseafregning via HJV.DK. Testen har vist, at modulet fungerer tilfredsstillende og med baggrund heri er det besluttet, at udrulle modulet til brug for alle i Hjemmeværnet.

Den 15. november 2018 overgår alle til afregning af kørsel via rejseafregningsmodulet på HJV.DK og samtidigt stopper afregning ved brug af køresedler.

Hvad skal I ved underafdelingen være opmærksom på?
- Aktivitetsejeren skal være opmærksom på at godkende aktiviteten snarest efter den er gennemført, for at sikre at alle kan få godtgjort deres afregning.
- Aktivitetsejeren skal være opmærksom på, at aktiviteten skal være oprettet med gyldigt ordrenummer.
- I skal som aktivitetsejere være opmærksom på, at en aktivitet kun kan oprettes, hvis adressen for aktiviteten er kendt i KRAK. Er en adresse ikke kendt i KRAK, skal I anvende nærmeste valide adresse. 
- Der skal ikke foretages nul-afregning. Har den enkelte person ikke udgifter ved deltagelse i en aktivitet, så skal rejseafregningsmodulet ikke benyttes. 
- Kørsel til aktiviteter ældre end 90 dage kan ikke afregnes via HJV.DK, men skal afregnes via køreseddel, blanket HJV-OE08, som godkendes af chefen for underafdelingen eller en af chefen bemyndiget person. Chef eller bemyndiget person kan videresende køresedlen vedhæftet under brug af MA-nr. mail med besked om at kørslen er godkendt. Mailen sendes til det Administrative Center på mailadresse: FRS-KTP-HJV-ADM@mil.dk. Håndteringen foretages efterfølgende manuelt med en forventet øget tid til sagsbehandling.

Manglende afregning
Der kan være flere årsager til at en afregning ikke er udbetalt. Du kan selv kontrollere følgende: 
Er rejseafregningen udfyldt korrekt og sendt til afregning? 
Afventer afregningen godkendelse ved aktivitetsejeren?
Afventer afregningen godkendelse ved myndigheden – distrikt eller tilsvarende?
Er der kommet meddelelse om fejl, som skal rettes i din afregning?

Er rejseafregningen afsendt og aktiviteten godkendt, og du fortsat ikke har modtaget udbetalingen 5 hverdage efter godkendelse eller besked om, at der er fejl i din afregning, kan du kontakte det Administrative Center på følgende mailadresse FRS-KTP-HJV-ADM@mil.dk

I din mail (benyt MA-nr.-mail fra HJV.DK) bedes du oplyse følgende:
Dit navn og MA nr.
Rejsenummer.
Rejseperiode.
Kort beskrivelse af hvad din henvendelse drejer sig om.
Eventuelt telefonnummer, så medarbejdere ved det Administrative Center kan ringe retur.

Kontakt muligheder​​

Spørgsmål om rejseafregning via it-modulet på HJV.DK rettes til det Administrative Center ved Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse. 
Kontakt til det Administrative Center skal foretages til mailadresse: FRS-KTP-HJV-ADM@mil.dk eller telefon 72810800. Alle skriftlige henvendelse til det administrative center skal ske ved brug af MA-nr. mail på HJV.DK (f.eks.​​​​ xxxxxx@hjv.dk). Brug af mail fra andre udbydere vil af sikkerhedsmæssige årsager ikke blive besvaret.

Med venlig hilsen

JOHNNY RAHBEK THOMSEN
Oberst
Divisionschef

​